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ERP项目

(实施计划和技术规范书

西安启源软件技术有限责任公司



                                       启源ERP项目实施计划

整个ERP系统的实施计划在210个工作日完成,力争180个工作日。首先进行用户的详细需求调查,在此基础上找出贵公司在管理流程、管理方法、管理制度上同ERP的差异,并提出差异的解决办法,最后形成ERP项目最终的技术规范书,在技术规范书完成后,进入ERP的正式实施工作。ERP项目的实施,计划分成三个阶段完成:

第一阶段、准备基础数据,实现仓库系统转换

(1)时间:2个半月。若2011年2月15日开始实施,计划2011年4月30日完成第一阶段,实现仓库切换。

(2)主要目标有下列几条

①准备基础数据,包括物料编码、物料价格、仓库挂卡和盘点。

②程序测试,ERP程序进行严格的测试,包括用户特别要求也要在测试中向软件供应商提出来。使程序达到紧密贴合企业实际状况、用户使用方便、各类查询报表数据正确。

③确定ERP岗位,确定实际操作人员、落实管理制度、培训用户操作,达到用户用模拟数据可以流畅的使用ERP系统的程度。

为了确保第一阶段的顺利执行,我们计划分成4个小阶段执行:

第一阶段第1小段:布置物料编码工作,对客户培训销售、采购、仓库部分的操作。

(1)时间:7天。

(2)主要任务如下:

①布置物料编码工作。物料编码工作由2部分组成,首先确认物料编码原则,大约需要1周左右的时间,在物料编码原则确定完之后,再开始物料编码,集中物料编码的时间约为1个月左右。物料编码工作由技术部承担,物料编码原则的确认一般由技术部主任完成。

确定物料编码原则的具体做法是:首先软件供应商提供物料编码原则本交给公司技术部门,由技术部主任组织人员讨论物料编码原则,经修改补充完善后,形成本公司的物料编码原则本。

物料编码的具体工作可由技术部主任分任务到给相关人员,各相关人员根据软件公司提供的样码改造成本公司的编码。

②建立客户培训的工作环境。该工作由软件公司完成,计划在2个工作日内完成。

③合同生命周期管理的程序操作培训,2天完成。特别注意合同管理员的人员落实工作(目前企业在合同管理上比较薄弱)。注意缺件发货、客户提供产品、采购直发现场等特别情况的处理细节。

④售后服务管理的程序操作培训,1天内完成。重点在三包件的发出和回收的管理上。

⑤进货检验和成品检验部分的程序操作培训,1天内完成。

⑥采购管理部分的程序操作培训,2天内完成。

⑦仓库部分的程序操作培训,2天内完成。

⑧销售、采购、仓库部分所用属性编码字典的确认,2天内完成。

第一阶段第2小段:仓库完成物料编码的核码工作,培训生产管理涉及到的程序操作。

(1)时间:5天。

(2)主要任务如下:

①布置仓库核码工作,要求仓库在20-30个工作日内完成核码工作。

②培训投产计划(也叫合同控制点计划)部分的程序操作。

③培训MRP计划、采购计划、零部件计划、限额发料计划部分的程序操作。

④培训人事管理部分程序操作。

第一阶段第3小段:建立物料基准价,培训应收/应付及材料成本核算部分的程序操作。

(1)时间:5天。

(2)主要任务如下:

①对第一阶段第2小段测试出来的问题,程序修改后进行复测。

②布置整理客户信息、未完销售合同信息,上述2项工作由合同管理员完成。布置整理供应商信息、采购合同条款信息,这2项工作由采购部完成。

③培训应收/应付账款部分的程序操作。

④培训材料成本核算部分的程序操作。

⑤仓库打印仓库卡,为仓库切换做好准备。

⑥确认应收/应付账款、材料成本核算等方面所用的属性编码字典。

第一阶段第4小段:仓库盘点并切换到ERP系统中运行。

(1)时间:10天。实施人员在仓库切换期间要有专人在现场指导。

(2)主要任务如下:

①布置仓库盘点和仓库切换工作。特别注意库存物料的价格,对于有库存没有价格的物料,采购部门要大力配合找出价格。

②仓库盘点,送盘点单,盘点单输入完成后,进行仓库结转。

③对ERP系统所有上机用户,分配权限。

④完成仓库切换工作,总结第一阶段的工作经验和教训。

第二阶段、ERP生产系统全面上线运行。

(1)时间:2个月。2011年5月1日-2011年6月30日。

(2)主要目标有下列几条

①PDM系统与ERP系统联通。PDM系统能够准确的向ERP系统传递工程设计数据。

②ERP系统的计划部分全面上线运行,包括合同控制点计划、物料需求计划、采购计划、零部件计划和限额发料计划。

③对于合同控制点计划,能够实现按照合同控制阶段控制合同的进度;对于物料计划,主要控制采购拖期、装配缺件。

④采购系统全面上线运行,仓库推行限额发料制度。

(3)主要任务如下

①确保期初数据准确。对于销售来讲,期初数据包括:客户信息、未完合同等;对于采购系统,期初数据为供应商数据、未完采购合同;对于财务系统,期初数据为合同已发生的成本数据(材料成本)。

②销售系统顺利上线运行。包括合同生命周期和售后服务。本小段结束后,销售系统达到实数据运行程度,销售系统实施完毕。

③生产系统。包括下达合同控制点计划、工程设计(简易PDM)、物料计划、采购计划、采购过程、进货检验、限额出库、成品检验、成品入库等全面上线运行。要求新合同严格按照流程执行,老合同可以不进行工程设计,但必须编制零散采购计划、按零散方式限额出库。

第三阶段:确保应收/应付账款及材料成本核算数据准确。

(1)时间:2个月。2011年7月1日-2011年8月31日。

(2)主要任务如下:

①应收/应付账款系统,能够实现月末结转,能够做到应收/应付账款统计,账龄分析。

②实际成本核算数据准确,能够进行利润分析、成本构成分析、成本差异分析。

(附件1全文完,本页以下是空白)


附件2 ERP项目技术规范书

销售管理

销售管理含两部分内容:合同生命周期管理、售后服务管理。

1.1 合同生命周期管理

销售合同生命周期管理包括合同管理、成品入库、开发货通知单、成品出库、开发票、收款等业务。

工作流程中需要特别说明的地方:

1、销售合同审核。按照我们在同类企业的工作经验,销售合同审核分成商务审核和技术审核,商务审核一般由公司的法律顾问对合同条款进行审核。技术审核主要审核合同产品的技术方案能否实现,有无技术上的缺陷。还包括对合同交货期进行评审,一般情况下主要对交货期进行评审,打印出合同交货期评审表,开会或通过会签的方式进行:

(1)常规合同交货期评审。指合同交货期不紧张,在常规的许可范围内,没有技术上的难点。常规合同的合同控制点计划(周计划),由制造部计划员编制,下达给各部门评审签字。(先给出计划表,再进行确认)

(2)会签合同交货期评审。一般指合同额较大,技术上有一些难度(或一些不确定因素),交货期比较紧张的合同。需要制造部经理主持相关技术部门、采购部、装配车间、品管部等部门主管,通过开会确定合同的控制点计划。或者各部门对合同中的某些不确定因素提出意见或建议。

2、合同移交是指销售部门合同管理员将合同文本给财务部门,合同的技术协议移交给技术部门。向制造部下达合同生产任务单,制造部编制投产计划。

3、确认合同正式投料,合同管理员负责进行正式投料确认,由于正式投料没有确认造成的产成品积压或合同风险,由销售部门承担。

签定的销售合同要有一个确认合同正式投料的过程,一般情况下通过如下途径确定合同正式投料

(1)合同预付款到齐才有可能确认合同正式投料。合同的预付款不到严格意义上讲不能正式投料。对于没有预付款的合同或预付款未到的重要合同,由主管领导批示后确认合同正式投料。合同正式投料在生产管理中有特别重要的意义,没有正式投料的合同,只能进行工程设计,不能进行采购和生产,只有正式投料的合同才可以进行采购和生产。

(2)重新确认合同交货期。确定合同正式投料,还有一层深层次的含义就是确定合同的准确交货期,合同交货期不确定不能正式投料,只能进行工程设计,这样作的目的是避免合同产出后的成品积压。

(3)合同的工程设计完成后,成本核算人员要进行设计成本审计(定额材料成本核算),审计通过后才可以进行合同的正式投料。

4、用发货通知单作为成品出库、发运的凭据。发货通知单开出后,发运管理员凭发货通知单确定发运方式,同运输单位签订运输合同。成品仓库见到发货通知单才能办理出库手续。

5、特别销售合同的处理方式。包括:甲方未最终签字盖章的商务合同、有长期供货协议的传真合同、有偿售后服务合同(备件合同)、物料销售合同等。这些合同的处理方式如下:

(1)甲方未最终签字盖章的商务合同。指合同商务谈判已经结束,由于甲方合同审批需要一段时间,合同交货期较短。需要乙方提前进行工程设计或投料生产,一般情况下在有关领导的审批后,可以按照正常合同执行,输入合同时,合同类型为“临时合同”,等正式商务合同下达后,将合同类型改为“正式合同”。这种情况在省供电局、大客户等地方容易出现。

(2)有长期供货协议的传真合同。一般公司要同甲方签订一个长期供货协议,确认价格,然后客户要货时,按照协议价格以传真件方式传真给乙方,乙方以传真件作为合同,输入ERP系统,安排设计和投料。这类情况在元件销售、设备安装公司等地方容易出现。

(3)有偿售后服务合同。一般指产品质保期结束后的有偿服务,分成老产品改造和更换部分元器件两种。

①老产品改造。在输入合同时,合同清单处输入“老产品改造”,把他看成是一种产品,进行工程设计、采购和装配。同生产一种新产品的流程一样。

②更换元器件。在输入合同时,合同清单处输入“采购物料一批”,把他看成是一种虚产品,同时再输入合同时输入甲方需要的物料清单,同时指明“配件合同标志”。这样做便于核算有偿服务合同的成本,也可以减少工程设计量(无需工程设计,输入的物料清单就是工程设计的结果)。

(4)物料销售合同。该销售合同不是生产柜子,而是销售一批物料(或为甲方代买物料),其处理方式类似有偿服务合同中的更换元器件。

6、缺件发货管理。缺件发货现象在本行业存在(若本行业该现象不严重,则该流程可以不实施)。缺件发货指由于种种原因(一般是为了保证交货期),发货时缺少一种或几种外购物料或零部件就发运到现场的情况。缺件发货的管理流程如下:

(1)由制造部填写缺件发货申请单。

(2)成品检验员确认缺件发货是否成立(从技术上确认缺件发货对产品质量是否造成本质上的影响)。

(3)由公司主管签字,确认是否同意缺件发货。

(4)由发货管理员下达正式缺件发货通知单,传递给售后服务人员,并对缺件进行跟踪。

(5)缺件发货的产品,在入库时,要标示该成品有缺件,不能算完工产品(加工的定额工时可以给出,但归集成本时缺少一块,不能算成财务意义上的完工)。

(6)缺件的安装归到售后服务的工作范围。售后服务人员凭缺件发货通知单到仓库领料,组织发货并到现场安装调试。若在缺件发货管理中出现材料直发现场情况,由售后服务人员凭供应商的材料送货单回厂后作逻辑上的入库和出库。

7、客户来料管理。指由甲方购买再由乙方安装的物料,也叫“顾客提供产品”或“甲备乙装件”。其管理过程如下:

(1)工程设计人员在工程设计时,要标明哪些物料是“客户来料”。

(2)计划员作采购计划时,打印出“客户来料清单表”(含最迟到货日期),交销售部门的合同管理员。

(3)合同管理员通知销售员按照“客户来料清单表”上的最迟到货日期向甲方催货。

(4)“客户来料”到公司后,由合同管理员办理送检手续,经进货检验后入“客户来料”仓库(不能和正式仓库混,因为“客户来料”没有价格)。

8、开票通知单。也叫开票申请单,其作为开销售发票的依据。严格意义上讲,只有发货后才可以开销售发票,为了满足回款及客户的特定需求(有些客户要求有了发票才付预付款),也可以在正式合同签定后就可以开销售发票,开票通知单以销售合同为依据。

合同管理员要对提前开销售发票的销售合同进行严密监控,严格压缩提前开票的金额。当某个销售员/销售机构提前开票的金额高于销售公司规定的额度时,有报警提示功能。合同管理员打印的报表有:销售提前开票明细表/统计表、开票与回款分析表。提前开票通知单由公司销售副总审批。

9、对合同协议收款时段的监控。特别是对发货后收款时段,当合同交货期将到时(例如提前5天),合同管理员就要进入监控合同准时发货的工作程序。第一,同生产部门联系,看产品能否准时完工,若生产部门确认不能准时完工,要求生产部门填写合同拖期交货申请单(并填写预计交货日期),经销售部门确认后修改销售合同收款协议中的阶段时间(修改时段必须要有依据,同时甲方也得同意);另一种情况是产品不能准时完工而甲方非要按期发货,进入缺件发货的工作程序。第二,同销售员联系,看甲方是否同意准时发货,若甲方需要推迟发货(由于基建场地等原因),销售员必须要有推迟发货申请单(责任在甲方),经销售部门确认后通知各相关部门,并修改销售合同收款协议中的阶段时间。第三,分析合同的准时交货率(合同履约率分析表)和合同产成后占压资金分析表。

10、对应收账款的监控。销售部, 门的回款管理员应定时(一般按月)打印销售应收账款明细表/统计表、账龄分析表,并下达催款通知单。对长期欠款(例如1年以上),货款管理员申请进入长期欠款管理程序(交由财务部专人追讨),经审批后转给财务部处理。月末打印出合同销售应收与财务应收情况对照表

【程序功能】

1、客户管理。主要功能如下:

(1)管理订货客户、发货客户和收款客户;

(2)维护客户的静态档案信息,能够查询出客户的动态档案资料。包括客户订货、发货、开票、回款、售后服务、销售报价等。

(3)查询客户应收账款(销售应收账款和财务应收账款),能进行客户应收账款帐龄分析。

(4)客户对账单。

2、合同管理。包括如下功能:

(1)输入合同信息,包括:合同基本情况信息、收款协议、图纸资料交接信息、交货期变更信息、通电验收信息等。

(2)合同统计分析。包括订货进度统计、交货进度统计、合同市场分布情况统计、合同履约情况统计等。

(3)合同应收账款查询及账龄分析。

(4)合同对账单。

3、开票申请单管理。主要功能是编制开票申请单和控制提前开票合同的回款情况。

4、发货通知单管理。主要功能有:

(1)编制发货通知单,控制发货流程,包括监控成品出库情况等。

(2)缺件发货管理,重点监控缺件发货的执行过程。

5、回款管理。主要功能如下:

(1)回款分配到合同上。

(2)重点监控预付款、发货款、质保金的到账情况。

(3)向销售员打印销售欠款催收单。

(4)销售收款预测。

1.2 售后服务管理



工作流程中需要特别说明的地方:

1、在销售部门或品管部门设置售后服务管理员,记录用户投诉电话、收发有关售后服务的传真等。

2、三包件的发出要申请,填写三包件发出申请单。三包件发出申请单的审核由制造部计划员完成,主要用于检查是否需要采购,能否直接从仓库中领取。三包件的出库按照审批后的三包件发出申请单从仓库中限额出库。

3、回收回来的三包件要登记,不能回收的三包件要办理现场报废手续(品管部经理签字),回收回来的三包件入待处理仓库(不能入正式仓库),三包件入待处理仓库由品质部管理。

【工作难点】

    1、三包件发出时的审批和仓库库存资源的矛盾。主要表现为:三包件领用非常紧急,来不及审批,往往先打借条再回来补手续;另外,仓库中有库存,敢不敢发给售后服务人员。

(1)三包件的发出必须打印发出申请单。该单子的好处有:三包件发出有了依据,也便于审批;仓库以三包件发出申请单为限额发料的依据,若没有三包件发出申请单也不可能限额出库;三包件发出申请单还作为仓库补料的依据,审批三包件发出申请单时,就可以自动计算是否需要给仓库补料。

售后服务人员以来不及填写三包件发出申请单是不规范的,可能会造成一系列管理混乱问题,根据我们实施的企业,没有一个企业因填写三包件发出申请单而耽误了售后服务时间。

(2)审批三包件发出申请单就是为了给仓库补库存。通过ERP计算后,有如下三种情况:

①仓库有库存,可以直接从仓库领用。

②仓库中有库存,但该库存是为其他合同采购的,可以先领用服务售后,再给仓库补库存。这时候也是直接从仓库领用,但又下达了采购计划补充库存。

③仓库没有库存,需要采购回来再领用。计划员下达采购计划,等待采购和入库,入库后通知售后服务人员, 来领用。

【程序功能】

1、输入用户投诉信息(客户信息反馈单)、用户投诉的处理意见及人员派工信息、售后服务完成情况信息等。

2、编制三包件发出申请单,并对三包件发出申请单的执行情况进行监控。

3、登记三包件回收情况。

4、产品质量情况分析。


生产计划

    生产计划分成两部分:成品生产计划及进度控制、物料计划和物料控制。

2.1 成品生产计划及进度控制

在本项目中,生产计划以销售合同或成批生产批次为对象,控制合同(或生产批次)的设计、采购、组装、检验、发货等关键点,目的是确保合同准时交货。

【程序功能】

1、销售合同交货期评审,分成常规合同评审和会签评审两种。主要目的是形成成品生产计划(合同控制点计划)。

2、生产计划的关键控制点为:完成交底时间、完成料单时间、电气图纸时间、铜排图纸时间、柜体到货时间、元件到货时间、一次制作完成时间、二次制作完成时间、母排制作安装时间、单柜检验时间、出厂检验完成时间、备件/资料时间、入库时间、发货日期等。具体采用怎样的控制点,需要同企业商定。

3、若合同比较大,要根据企业的生产状况分成若干个批次,生产控制按照批次控制进度。划分生产计划批次的原则如下:

(1)若合同有多个交货期,最好一个交货期一个批次,不同的交货期给不同的批次。

(2)若一个合同有多种产品,最好一类产品一个批次。

(3)按装配车间周转批量给出批次。例如,若装配车间的周转批量为10台,编制MPS计划时也以10台为一个生产批次。

4、每个关键控制点完成后,必须输入完成记录,否则生产计划无法控制。要求如下:

(1)每个阶段设计完成后,由审核人员输入该阶段完成标志。

(2)采购完成后,由计划员使用ERP的“查询采购计划完成情况程序”,查看该生产批次的采购任务是否完成,结果由计划员输入采购阶段完成标志,要求每天下班前完成该工作。

(3)成品装配完成,车间将填有成品送检单给质检部和制造部(或生产部),由制造部专人完成输入各工序的完成情况。

(4)成品检验以出具成品检验单为标示确认成品检验完工。

(5)成品发货以开出发货通知单确认成品发货完工。


2.2 物料计划和物料控制

工作流程中需要特别说明的地方:

1、计划员是物料需求计划员、采购计划员、零部件计划员、限额发料计划员的统称。实际上这几个计划也是同一个人完成的。

2、物料需求计划的目的是计算出净需求。专项物料的净需求是根据BOM表、账面库存数、采购在途、应付未发数量决定的。通用物料的净需求是根据库存上下限决定的。

采购计划是用于采购的物料净需求计划,按照生产批次(或销售合同)进行合并。零部件的整体外协在ERP中称之为外购,属于采购计划的范畴。

零部件计划是用于零部件内部生产的物料净需求计划,按照生产批次(或销售合同)进行合并。

限额发料计划是产品需求计划,严格按照BOM的数量生成限额发料计划。按照成品生产批次汇总限额发料计划。

3、确定合同正式投料。拿到合同后,可以进行工程设计,但不能进行正式投产,只有接到市场部正式的合同投料指令后,才可以编制物料需求计划,下采购计划和零部件生产计划。

【工作难点】

1、限额发料计划的下达时机。限额发料计划下达不能太早(太早由于还没有设计完,限额发料计划的不确定性太大),也不能太晚(完了无法进行缺件分析,给仓库备料造成困难),一般情况下,高压产品在开始装配的前7天下达,低压产品在开始装配的前5天下达。

限额发料计划一定要在产品设计完成后再下达。

2、专项物料和通用物料的区分。企业首先要确认哪些是通用物料,通用物料按照库存上下限来控制。在开关成套行业,铜母线、标准件、低价值的电器元件、辅助材料等一般定义成通用物料。

专项物料定义为产品用多少就买多少,不允许有库存。但在实际运行中,由于设计变更等多种问题,专项物料也可能有库存,在净需求计划的运算中也要考虑库存、在途、应发未发等多种情况。

【程序功能】

1、编制物料净需求计划,包括专项物料净需求计划和通用物料净需求计划。

2、从净需求计划按照合同确认采购计划,同时分配采购员和仓库(一般采用默认值分配采购员和仓库的方式,特别情况人工调整)。对采购合同的拖期进行控制,填写拖期原因和预计到货日期。

3、从净需求计划按照合同确认零部件计划,同时分配采购员和仓库(一般采用默认值分配采购员和仓库的方式,特别情况人工调整)。对本厂生产的拖期进行控制,填写拖期原因和预计到货日期。

4、编制限额发料计划。

5、按合同进行缺件报警。

采购管理

采购管理上接采购计划,下接应付帐款,主要业务有采购任务分配、询价比价、编制采购合同、打印送检单、采购发票处理、编制付款通知单、应付帐款查询等。

工作流程中需要特别说明的地方:

1、采购部要将物料采购的常用周期表分发到给销售员、采购计划员和工程设计人员,销售员要根据主要物料的供货周期确定合同的交货期,避免签订根本无法正常交货的合同;工程设计人员要根据采购周期表确定工程设计分次发布的次序;计划员应尽量按采购周期提交采购物料清单表(采购计划)。若计划员认为采购周期过长或还可以找到采购周期更短的供应商,应同采购部协商或通过主管领导协调。也就是说要在采购计划上标注采购周期和可能产生采购拖期的物料。

采购部负责对变化的采购周期表进行及时的修改,经审批后下发给采购员、计划员和工程设计人员、销售员。

2、采购合同的内审和外审,内审一般由采购部门自己审查,外审是指由价格管理员进行价格审核。外审有如下规定:如果有供应商签定的采购协议,要带上采购合同初稿和采购协议交审价员审价,若没有采购协议,看采购的物料是否高于公司基准价,若高于基准价,则要有主管领导的特别批示。若是第一次采购的物料,则采购员要带来采购询价/比价表,经审价员核实后签署审核意见。

在采购合同的外审制度没有建立起来之前,可以只作内审。

3、若由于采购员的原因造成物料积压和采购拖期,采购计划员可以拖期问责单的形式追究采购员的责任。若由于采购计划失误,造成采购回来的物料积压在仓库,可以问责单的形式计算库存占压造成的损失。仓库的3日缺件报警是正式警,采购员必须说明哪些物料可能拖期,预计什么时间能到货,是什么原因拖期等。

4、对直发现场的采购物料的流程描述如下:

(1)采购员要求供应商在直发现场的同时,将直发现场的物料清单传真给公司采购部。

(2)采购员接到供应商直发现场物料清单的传真后,同现场安装调试人员核实物料清单,采购员填写送检单,检验方式为“免检”,送检单备注标明“直发现场物料”字样。直发现场物料的送检单直接送仓库账管员。

(3)仓库账管员凭填有“免检”字样的送检单生成入库单,并同时作出库单。

(4)若调试现场发现直发现场物料有质量问题,按车间退换货手续办理同供应商的换货手续,并且补填写进货检验单及不合格品处置单。

5、送检、进货检验、入库的过程。有如下几个细节:

(1)采购员收货和送检。采购员收货并填写送检单。

(2)进货检验。进货检验员送检单后,首先清点要检验物料的品种及数量(有许多企业进货检验员不清点要检验物料的品种/数量是不对的,这里面存在着责任问题),并且按照进货检验的规程在现场进行检验,将检验记录填写在送检单上。进货检验完成后,在计算机中输入检验记录(计算机自动生成的质检单号要手工填写在送检单上),然后将填有检验记录的送检单连同物料一齐送仓库入库。要入库的数量必须是合格品的数量。

若有不合格品(包括让步接收),进货检验员要专门开出不合格品处置单给采购员,用于采购退货、更换或让步接收中的折价处理。

(3)仓库配送员(仓管员)拿到进货检验员填有进货检验记录的送检单后,对照合格品的数量及品种入库(上货架、填写仓库卡),将入库签字后的进货检验单交仓库账管员,仓库账管员在计算机上输入入库单。入库单打印3联,第1联仓库留底,第2联送财务部应付账款管理员,第3联送给采购员,作为来采购发票后办理付款手续的依据。

(4)采购员拿到仓库的入库单或进货检验员的不合格品处置单后,入库单要保管起来,作为以后供应商发票过来后办理付款手续的依据。不合格品处置单作为向供应商退货、更换、让步接收折价处理的依据。同时不合格品处置单要放进供应商档案。

6、采购发票处理。采购员拿到采购发票后,在两个工作日内办理完采购发票的报账手续(采购发票报帐仅表示可以对供应商付款,什么时间付款根据付款通知单决定),办理采购发票报帐的手续如下:

(1)采购员拿到采购发票后,要使用ERP的采购发票处理程序,建立采购发票同采购入库单的对应关系(也就是计算机内部的采购发票明细),采购发票同入库单的关系是多对多的关系。可以拆分采购入库单上的数量,但不能拆分入库单价。

(2)计算机内部的采购发票清单建立完成后,打印出采购发票同入库单的对应关系表(ERP采购发票明细)。

(3)采购员将供应商的原始发票、入库单、入库单与采购发票的对应关系表整理在一起进行报帐审核。若发现某张入库单只有一部分物料对应了采购发票,则该入库单复印一份作为审核单据。

(4)采购发票的审核主要由采购部经理在打印出来的入库单与采购发票的对应关系表上签字后交财务部即可。财务部负责采购发票的会计在ERP上做最终审核(主要看签字手续是否完整),形成采购应付账款。采购发票审核后,ERP系统自动或手工核销预付款。

(5)采购发票审核后,并不意味着要马上付款,要付款必须根据采购付款通知单。

7、采购预付款申请单。主要用于必须有预付款才可以发货的物料采购。采购预付款申请的流程如下:

(1)采购员必须按照采购订单上的条款编制采购预付款申请单,打印出来后连同采购合同的复印件一齐进入采购预付款的审批手续。

(2)首先付款管理员进行审批,付款管理员在采购预付款申请单上签字,然后经主管采购的公司副总审批后,到财务部进行审核付款。

(3)财务部经理拿到经各级领导审批后的预付款申请单后,在ERP上进行最终审核,然后根据公司的资金状态交应付账款管理员办理付款手续。

(4)应付账款管理员根据财务部经理正式审核后的预付款申请单,办理付款手续,并把付款存根交采购员。同时在ERP上将付款数据分配给采购合同(订单)。

8、采购付款通知单。采购员根据月度采购付款计划(采购付款预算),编写采购付款通知单,注明要付款的发票、付款时间、付款金额。然后对采购付款通知单进行审核(先采购部自己审、再提交公司主管领导审),审核完成后交财务部付款。财务部应付账款管理员根据付款通知单上的付款时间及公司的财务状况,决定付款的顺序和时间。

9、进货检验的多环节。对于某些物料,由于公司的检验手段有限,靠进货检验很难把不合格的物料都检出来,进货检验可采用如下几个环节进行:

(1)入库前检验,主要是外观检验和少量有检验手段的检验。

(2)生产过程的物料检验。例如在装配过程中发现某些物料有问题或通电后技术指标达不到,可以按照生产过程中不合格物料的处理办法执行(详细内容见管理制度)。

(3)现场安装过程中出现的物料质量问题,其处理方式同(2)。

【工作难点】

1、供应商的送货单与采购合同对应不上。一般发生在一个供应商有多个采购合同,供应商送货时不是按照采购合同送货,还是把几个采购合同同时送来,有时候是多个半截采购合同一齐送货,造成采购员或仓库收货时搞不清楚,发生不必要的混乱。处理方法如下:供应商送货时,送货单要附本公司的采购合同,并且要求物料名称、型号规格、计量单位要同采购合同一致(不能采购合同上是KG,送货单变成了“吨”),严格约束供应商,这样可以大大减少对单子的工作量。

2、供应商的采购发票按采购合同开,不允许1张发票上开多个合同,但可以1个采购合同开多个发票。

3、解决采购发票与入库单“张冠李戴”现象。主要在于规范小供应商,最好杜绝这种情况。若不能完全杜绝,需要财务部在体外编制一张虚拟入库单,ERP中要保持真实状态。

【程序功能】

1、供应商管理:收集供应商的基本情况,对于有长期供货关系的供应商,建立采购协议,供货质量信息也对应到供应商档案上,物料入库、发票、付款等记录也通过查询供应商反映出来。

2、采购合同管理:根据已确定的采购计划,向采购员分配采购任务,采购员根据采购任务的大小,供货周期的长短,资金状况等因素,确定供应商和采购合同,采购合同经价格评审后传真给供应商。采购合同拖期,要填写拖期原因和预计到货日期。

3、采购送检。物料到厂后,按照采购合同编制采购送检单、由进货检验员检验,合格后按采购合同上的价格入库。

4、采购发票管理:收到供应商的采购发票后,从计算机上查出该供应商未开发票的所有入库单,找出该发票所对应的物料入库单,并在ERP中建立采购发票与入库单的对应关系(ERP上的采购发票)。采购发票处理完成后,到财务部作采购发票挂账(需要的单据有采购发票、原始入库单等)。请注意,采购员拿到采购发票后,要马上办理采购发票处理手续,不能把发票压在采购员手中,这样财务部才能知道更准确的应付账款数据。

5、采购付款。对于需要预付的供应商,根据采购合同编制预付款申请单,经审批后到财务部付款,对于不需要预付款的供应商,根据采购发票挂账情况及企业的资金状况,编制付款通知单。经审批后到财务部付款。

6、采购分析。包括供应商供货周期分析、供货质量分析、物料采购单价变动分析等。


4 仓库管理


工作流程中需要特别说明的地方:

1、限额发料。根据限额发料计划完成仓库出库。在限额出库前,仓库管理员根据限额领料计划进行备料,在规定的发料日内将备齐的物料送到生产车间。在备料过程中,若发现缺料,可检查该合同的采购计划是否完成,若出现采购漏采情况,应立即发出急件采购计划。允许一个限额发料单能几次出库,记录每次的出库数。对于不可分割的物料,生成车间暂存物料,车间暂存物料每月末盘点一次。

2、对于仓库中的待处理商品,用建立待处理仓库的办法管理起来。待处理商品定义为不可用的商品(如退回来的三包件,检验不合格商品)。

3、在配送制下,仓库入库的操作过程为:

(1)配送员接收进货检验单,实物上货架,填写仓库卡,并在进货检验单上签字,将签字的进货检验单交仓库账管员在ERP上入账。

(2)仓库账管员在ERP上编制入库单并打印出来。

(3)入库单送采购员和应付账款管理员。

仓库出库的操作过程为:

(1)仓库账管员根据限额发料计划打印出库单。

(2)仓库配送员根据出库单从仓库货架上取货并同时填写仓库卡。

(3)配送物料送车间,车间收料人在出库单上签字,车间留1联出库单。

(4)车间签字后的出库单交仓库账管员留底。

4、负出库和负入库。为了在管理概念中不引起混乱,特作如下规定:

    (1)采购的物料,由于质量问题或单据搞错,需要退库者,形成“负入库单,表示从仓库中出库了。

(2)车间领料,由于种种原因需要退库者,由于要回冲成本,形成“负出库单”,表示物料入进仓库。

(3)仓库盘亏记为“正出库单”,仓库盘盈记为“负出库单”。

5、欠料单

主要针对仓库限额出库时由于缺料而打印的欠料单,用欠料单跟踪缺件。

6、已发应退单。

    由于设计变更的原因,已经发给车间的物料需要追回。一般由仓库打印已发应退单,到车间进行追讨,追回仓库后,形成负限额出库单,冲抵掉合同材料成本。

【程序功能】

1、入库操作。用于处理正常入库操作,记录入库物品的物品代码、仓库、数量、单价、供应商或车间、批号等信息,并打印入库单。采购入库的依据是采购合同。

2、出库操作。用于处理正常出库操作,记录出库物品的代码、存放仓库、出库数量、单价、客户代码或领用部门、领料单号等信息,并打印出库单。出库的依据是限额领料单。

3、移库操作。根据移库申请单进行审批,然后进行出库和入库操作。

4、仓库查询。可进行正推或倒推流水帐查询、库存资金及库存数量查询,还可以进行仓库的收拨存统计及常规的入出库统计。

5、盘点管理。可编制盘点表、形成盘点数据和进行盘点盈亏处理。

6、仓库结存管理。在月末仓库盘点完成后或确认仓库数据无误后,进行仓库结存处理,形成下月的期初数,这样便于流水帐查询。

7、仓库属性管理。用于录入各仓库中各物料的初始参数值,并可用来录入某仓库新增物料的初始值。

8、库存上下限管理。用平均用量法确认通用物料库存上下限。


质量管理

主要进行进货检验和出厂检验两方面的内容。

工作流程中需要特别说明的地方:

1、所有的入库物料,均要有进货检验(免检物料除外),特别注意从车间、现场退库的物料,也要作零散进货检验。

2、对于车间及现场因质量问题要求退库的物料,根据车间退库申请单作补充进货检验,单独算一个批次,同供应商的质量档案信息挂链。

请注意,为了区分正常的进货检验和车间退库检验,在检验单上设置检验单的类型,区分成(1进货检验、2车间退货检验、3现场退货检验),统计批检合格率时,车间退货检验和现场退货检验部不在其中。


【程序功能】

1、进货检验管理管理进货检验单、分析进货物料的质量缺陷、向供应商提出整改措施、不合格品处置单要直接连接到供应商档案上。

2、成品出厂检验管理。记录出厂成品的检验记录、分析质量缺陷、提出整改措施、记录到装配车间的质量档案上。对于销售过程中属于“三包”服务的返修和报废,还要记录外部损失成本。

应收应付账款管理

6.1 应收账款

在应收账款管理系统中,提出了财务应收账款、销售应收账款的概念。财务应收账款同财务部门的通常习惯一致,下面重点解释销售应收账款。

销售应收账款,指按销售合同中双方约定协议收款时间计算出来的应收账款。引入销售应收账款有如下好处:

(1)对分阶段收款的销售合同,使用销售应收账款的概念可以全面的反映应收账款的实际情况,特别在催收欠款时有其独特的功效。

(2)将预付款与质保金的管理全部纳入销售应收账款的范畴,对其可以单独设项管理,使应收账款的管理更加细致化。

(3)引入销售应收账款的概念后,可以将财务应收的管理范围拓展到销售领域,管理工作更加精细化。

(4)便于开展销售收款预测的工作。


应收账款流程

工作流程中需要特别说明的地方:

1、严格意义上讲,回款不仅要分配到合同上,也要分配到销售发票上,否则财务应收账款无法进行帐龄分析。在实际操作中,回款分配到发票上是ERP系统自动分配的,按照该合同所开发票的先后次序为原则进行。

【程序功能】

1、销售合同收款协议管理。主要功能有合同生效确认、变更协议收款日期(对合同拖期后销售收款协议的修改)、管理合同预付款和质保金。

2、收款数据登记。包括电汇单、转帐支票、现金回款的登记;编制销售回款通知单给销售部门;销售回款明细账/统计表等。

3、收款数据分配。按销售合同分配回款,形成销售回款明细账。

4, 、应收账款分析。包括财务应收账款分析明细表/统计表/账龄分析表;销售应收账款分析明细表/统计表/账龄分析表;

5、应收账款催收。包括下达应收账款催收通知单等功能。

6、销售收款预测。根据销售合同中的收款协议,预测未来可能的收款数据。


6.2 应付账款

在应付账款管理系统中,提出了财务应付账款、采购应付账款等概念。财务应付账款同财务部门的通常习惯一致,下面重点解释采购应付账款。

采购应付账款,对于采购来讲,只要采购回来的物料按厂里规定的进货检验标准进行进货检验合格并已入仓库,不论是否收到采购发票均视为采购应付账款。引进采购应付账款有如下好处:

(1)能够反映采购业务中应付账款的全貌,使用了采购应付账款,相应的去掉了采购估价入库的概念,使应付账款的管理更加流畅。

(2)结合采购付款通知单的使用,可以进行应付账款的资金预测。

(3)便于同供应商的对账。

工作流程中需要特别说明的地方:

1、在审核采购发票时,若有预付款,ERP在审核采购发票时自动或手动核销预付款。也就是把预付款转为正式付款,冲抵财务应付账款。

【程序功能】

1、采购发票处理。将收到的每笔采购发票与采购入库单进行对应。

2、采购付款通知单管理。根据采购协议上的付款日期,编制采购付款通知单并通知财务部门进行付款。

3、采购付款管理。财务部门根据采购付款协议及厂里资金情况对物料供应商进行付款,并分配付款情况(即将每笔付款分配到采购发票上)。

4、应付账款分析。包括财务应付账款分析明细表/统计表/账龄分析表;采购应付账款分析明细表/统计表;

5、应付账款对账管理。主要完成与物料供应商的对账管理功能。

成本核算

7.1 定额材料成本

定额成本核算流程

工作流程中需要特别说明的地方:

1、设计成本审计在合同定额成本计算完之后进行,同该合同的报价材料费进行比较分析,先进行总量审计,再进行差异审计。

2、物料基准价(材料基准价)的制定方法有三种:

①同供应商签订的协议价格;

②铜材紧盯期货价;

③通过比价询价程序审批的价格进入物料基准价。

【程序功能】

1、物料基准价管理。物料基准价也可以理解为计划价,首先确定原材料的基准价,进而计算出零部件、产品方案、合同的基准价。确定原材料基准价的主要途径如下:采购协议;对铜材、钢材跟踪期货价,根据期货价及时调整基准价。对零散物料要完整的价格审批手续,审批后确定为基准价。

2、合同定额成本计算。工程设计完成的合同,在下单采购或加工之前,要到成本中心进行定额成本计算,进而接受设计成本审计,主要进行总量审计和差异审计,对工程设计成本超销售报价或有较大差异时,提醒工程设计人员重新进行优化设计或说明差异。在同类企业同推行设计成本审计的经验告诉我们,这种成本控制手段非常行之有效。

    

7.2 实际材料成本

工作流程中需要特别说明的地方:

1、实际成本核算只核算主料和辅助材料成本。

2、完工合同实际成本转出也非常重要。由于有缺件发货现象,虽然发货了,但缺件部分的实际成本还没有发生,造成部分成本缺失,因此在已经实施过ERP的开关成套企业,生产部要有专人确认合同是否正式完工(缺件是否发完),打上该标记的合同,财务部门才可以转出成本。还有一种情况也需要说明,由于柜子和母线桥架在发货和安装的不同步(一般情况下柜子在前,母线桥架在后),造成柜子实际成本转出较晚,也影响对销售员的业务考核。在许多企业,把这样的合同划分成2个子合同,柜子一个合同,母线桥架一个合同,分别进行实际成本核算。

3、按照目前程序的要求,辅助材料的成本归集不是先归集到主料出库单上,而是按照确定好的主料成本计算卡分摊辅助材料,因此辅助材料成本分摊的前提条件是:主料成本归集完并且审核过后才可以进行辅助材料成本分摊。辅助材料成本分摊的工作流程如下:


【程序功能】

1、实际成本核算。采用分批分摊成本的核算方法计算产成品(以合同为单位)的实际成本。材料费体现在出库单上,辅料、外协加工费等按主料进行分摊。

2、完工成本审计。以完工的销售合同为对象,比较实际成本和定额成本在材料上的差异,分析产生差异的原因。目的在于发现生产中的浪费。

3、成本分析。主要作如下方面的工作: 

(1)利润分析。包括合同的定额利润分析和合同的实际利润分析。合同的定额利润又分成合同定额毛利润(合同定额材料费同合同额的比较)和定额利润(合同定额成本同合同额的比较,本期只做到合同定额毛利润);合同的实际利润又分成合同毛利润(合同实际材料费同合同额的比较)和纯利润(合同实际成本同合同额的比较,本期只做到合同毛利润)。

(2)成本构成分析。主要用于分析构成成本的各主要元素在成本中所占的比例,主要进行实际成本构成分析。

(3)成本差异分析。主要做材料成本差异分析。完成三个方面工作:第一,销售报价同定额成本的差异分析,在设计完成后来作,主要用于考查设计节约和定额成本微利和亏损合同的报警。第二,合同实际成本与合同定额成本差异分析,包括价差分析和量差分析,主要用于考查生产中的浪费和设计数据的准确性。价差分析考察的重点是基准价与实际价的差异,一方面便于控制物料的采购单价(前提假设是基准价是准确的),另一方面可以用他修正基准价(前提假设是采购价是真实的),量差分析主要考查材料领用上的浪费。第三,合同实际材料成本与报价的差异分析,合同完工后进行,主要是验证报价是否准确。

人事管理

【程序功能】

主要用于管理职工的基本信息、个人简历、社会关系、劳务合同等个人档案及日常的人事统计、分析等业务。

1、在职职工档案管理。管理在职职工的档案信息,包括员工基本情况、个人简历、社会关系、劳务合同、培训记录、培训合同、奖励及惩处等。员工职务晋升记录体现在个人简历中。

2、员工培训管理,包括培训计划、培训合同、培训记录等内容。

3、人员变动管理。管理人员内部调动、退休、死亡、调出和离厂情况,分析离厂原因。

4、人员结构分析分析各类人员的构成情况,包括文化程度、年龄结构、岗位属性、党派构成等情况。

 (附件2正文完,本页以下为空白)

 

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